Papel na sua casa o que fazer

Tem como a gente se livrar de tanto papel? Por enquanto, acho que ainda não, pois recebemos papéis de todos os lados. Mas dá para organizar tudo reduzindo bastante e encontrando soluções de acordo com cada caso. Veja as dicas para organizar:

Correspondência no geral, incluindo contas

O importante é tomar uma providência assim que pegar o envelope na mão. Caso você não queira processar o que chegou assim que entrar em casa, coloque uma caixa de entrada no hall e deposite as correspondências ali, com a condição de resolver aquilo no mesmo dia.

Pegue um envelope na mão e diga: o que fazer com isso?

- É uma conta para pagar? Coloque em uma pasta com contas para pagar.
- É um comprovante do banco ou do FGTS? Coloque na pasta com 12 divisórias (uma para cada mês), onde você arquiva as contas pagas.
- É algo que precisa de uma providência (como telefonar ou ler com calma)? Coloque na sua agenda. 
- É um cardápio ou folheto de delivery interessante? Coloque em um local apropriado perto do telefone (eu uso um porta-guardanapos, porque mantenho poucos) ou arquive em uma pasta catálogo, por categorias.
- É propaganda? Jogue no lixo. 

Se não for nenhuma dessas coisas, jogue fora. Jamais coloque de volta na caixa de entrada para “resolver mais tarde”.

Papéis com dados pessoais

Antes de jogar fora qualquer papel que tenha seus dados (nome, endereço, telefone, documentos, números de cartões etc), picote. Se você tiver espaço para uma fragmentadora de papel, tanto melhor. Nunca jogue no lixo algum papel com dados seus, pois você não sabe onde eles irão parar.

Jornais

O jornal de ontem não vale muita coisa. Eu fui assinante durante anos de um bom jornal, mas cancelei porque leio somente pela internet. Quando quero ler o jornal físico, compro na banca (geralmente aos domingos). Depois de ler, eu separo para reciclagem. Atualmente, guardo um ou outro para embrulhar algumas coisas para a mudança. Você pode querer fazer usos diversos, como forrar a gaiola dos passarinhos ou o chão para o cachorro fazer xixi, por exemplo. O importante é não deixar o jornal empilhado em um canto, sem uso e sem propósito.

Se quiser guardar alguma reportagem interessante, recorte e arquive em uma pasta específica para isso.

Revistas

Hoje, quando vou comprar uma revista, eu penso: “pretendo guardar essa revista?”. Se a resposta for não, eu sequer compro. Já fui muito viciada em comprar revistas, mas hoje compro somente quando quero algo específico ou quero guardar alguma edição especial. Mesmo assim, ainda tenho muitas. Vira e mexe eu faço uma revisão e reciclo a maioria, guardando somente as matérias que possam me interessar no futuro.

Trabalhos de escola das crianças

Guarde durante um ano em uma pasta e, em dezembro, faça uma seleção. Se quiser guardar como recordação, tire foto e jogue fora. Um ou outro mais especial (principalmente desenhos) pode virar item de decoração.

Se você tiver mais de um filho, pode eleger “a obra de arte da semana” para ficar na geladeira durante esse período. Depois, resolva se vai fotografar/jogar fora ou usar na decoração.

Uma alternativa ao lixo é dar de presente para parentes e padrinhos da criança. Com certeza os avós ficarão felizes em exibir a obra de arte dos pequenos em suas casas.

Manuais e garantias

Tenha uma pasta específica para esses dois tipos de papéis. É melhor centralizar tudo em um só lugar dedutivo que ficar quebrando a cabeça procurando mais tarde.

Folhas de rascunho ou para desenhar

Eu mantenho uma caixa (daquelas organizadoras, de papelão), cheia de papéis desse tipo. Se não cabe lá, é sinal que eu tenho mais do que o necessário, então acabo doando ou reciclando.

Cartas e cartões

Apesar de não serem muito usados mais, algumas pessoas ainda enviam. Eu tenho uma caixa onde guardo cartas mais antigas e outra para cartões e acho que é a melhor forma de organizar. O que você precisa ver é se é uma prioridade mantê-las depois de algum tempo.

Folhetos de supermercado

Veja se tem alguma oferta interessante e, se for o caso, recorte e prenda com um clipe na agenda no dia em que for ao mercado. Recicle o resto.

2 regras de ouro para lidar com a papelada em casa

Imagem: Getty Images

Talvez você esteja pensando em como dar um jeito na papelada que existe na sua casa. Sem saber por onde começar ou estando tudo organizado, existem somente duas regrinhas que você precisa seguir:

1. Faça algo diariamente

Independente de qualquer sistema, tenha um lugar para centralizar toda a papelada que chega em sua casa. Nem que seja uma caixa ao lado da porta de entrada, é importante saber que, se você precisa de algo que chegou recentemente, mesmo que não tenha organizado, certamente estará ali, e não espalhado pelo resto da casa. O ideal é colocar uma caixa de entrada no aparador.

2. Arquive logo

Sempre que possível (de preferência diariamente), processe o que estiver na sua caixa de entrada, dando o fim específico para cada papel.

Com essas duas regras, sua papelada estará sempre sob controle. Mas tem que fazer!

Será que, no mundo ideal, existe um sistema de arquivo que realmente funcione? | Imagem: Getty Images

Criando um sistema de arquivos que realmente funcione

Você já tentou montar um arquivo para organizar sua papelada? Certamente que sim, então sabe como é frustrante se dar conta de que ele não funciona! Os motivos são inúmeros e variam de acordo com o estilo de vida de cada um, mas o fato é que montar um sistema de arquivo é uma tarefa complexa e que envolve muitos, muitos fatores mesmo. Veja algumas dicas para fazer funcionar:

Apesar de ser uma usuária do sistema GTD, a experiência me ensinou que o melhor formato de arquivo para mim é organizar a papelada por categorias. Mas assim, papelada de arquivo morto, de referência, e não arquivo que eu mexo constantemente, como contas. Então tenho minhas pastas e caixas de material da faculdade, pós-graduação, trabalho, gravidez, decoração, receitas etc. Funcionam bem para mim e tenho uma regra básica: não guardo o que for supérfluo. E olha, é um exercício constante, porque vira e mexe acabo encontrando algum papel que me faz questionar a minha sanidade (“por que eu guardei isso?”).

O grande lema do blog se aplica aqui também, então: não é possível organizar tralha. Destralhe, e só então pense em organização. Isso significa encarar suas pilhinhas de papel (não tente fazer de uma vez, a não ser que queira entrar em crise – desculpe, David Allen) e jogar fora 80% do que está ali.

É trabalhoso, mas pense pelo lado positivo: você organizará sua papelada e terá um arquivo ok para você! Não vale a pena? Eu acho que sim.

Saiba o que encontrará pela frente

Você se deparará com todo tipo de papel, de documentos importantes a notas absurdas que você se perguntará os motivos pelos quais achou importante guardar. De todo modo, tenha em mente que cada tipo de papel deve ter uma solução específica. Uma coisa é jogar um post-it fora – outra totalmente diferente é se desfazer de uma fatura antiga do cartão de crédito.

Cuidado com a segurança de suas informações

Uma fragmentadora de papel é a melhor aquisição que você pode fazer neste caso, a não ser que queira ficar rasgando em pedacinhos cada papel com informações confidenciais que encontrar. Além do que for lixo, você precisará guardar papéis importantes, como documentos, certidões e comprovantes ainda válidos. Tome cuidado com esses artigos e não seja negligente com eles. Uma boa ideia é ter uma pasta grande (ou uma caixa) para documentos importantes. Pelo menos esse tipo de documento você garante que estará guardado e seguro.

Veja quanto espaço você tem

Uma coisa é certa: mesmo se desfazendo de muita coisa, pode ser que você não tenha espaço para guardar tudo. A única saída é priorizar o que fica e se desfazer sem dó do que não serve mais. Pense na possibilidade de digitalizar algumas coisas para otimizar o espaço. Essa ideia é especialmente boa para trabalhos escolares dos seus filhos, por exemplo.

Gerencie a papelada nova que chega

A melhor forma de se fazer isso é centralizando tudo em um só lugar. Nada pior que deixar contas em cima da mesa da cozinha, textos da faculdade na mesa do quarto e papéis do trabalho dentro da mochila. Se você deixar todos os papéis em uma única caixa de entrada, pode ter tudo bagunçado, mas sabe que ao menos o que procura está ali, e não espalhado pela casa.

Tenha um arquivo para contas

Eu tenho uma pastinha fina onde guardo as contas do mês, que ainda serão pagas. Chegando pelo correio, já coloco ali. Depois de pagas, coloco-as em uma pasta sanfonada (com 12 divisórias, uma para cada mês do ano), arquivadas. Funciona bem para mim e acho mais eficiente que organizar por categorias (TV a cabo, curso, luz, água etc).

Esqueça códigos de cores e outras ideias mirabolantes

Esse tipo de coisa funciona em determinadas situações e muito frequentemente quando a papelada já está em ordem. Tentar montar um esquema de cores sem uma ordenação básica, além de ser limitado, só vai bagunçar mais a sua cabeça. Atenha-se ao simples.

Use o que você tem

Essa é a continuação do item anterior. Não queira “comprar 12 pastas cor de rosa para arquivar a papelada” se, depois, precisar de mais e não encontrar modelos iguais. Isso não funciona.  Use as pastas e caixas que você já deve ter em casa e, se for o caso, no futuro você as substitui.

Não existe regra para o lugar onde guardar os arquivos

Pode ser que mantê-los todos juntos dê uma sensação maior de organização, mas atenha-se às suas necessidades. Não parece óbvio que o melhor lugar para guardar um fichário de receitas seja na cozinha? Então por que você o colocaria com os outros arquivos no escritório?

Fonte: www.casaorganizada.com