Tem como a gente se livrar de tanto papel? Por enquanto, acho que
ainda não, pois recebemos papéis de todos os lados. Mas dá para
organizar tudo reduzindo bastante e encontrando soluções de acordo com
cada caso. Veja as dicas para organizar:
Correspondência no geral, incluindo contas
O importante é tomar uma providência assim que pegar o envelope na
mão. Caso você não queira processar o que chegou assim que entrar em
casa, coloque uma caixa de entrada no hall e deposite as
correspondências ali, com a condição de resolver aquilo no mesmo dia.
Pegue um envelope na mão e diga: o que fazer com isso?
- É uma conta para pagar? Coloque em uma pasta com contas para
pagar.
- É um comprovante do banco ou do FGTS? Coloque na pasta com 12
divisórias (uma para cada mês), onde você arquiva as contas pagas.
- É algo que precisa de uma providência (como telefonar ou ler com
calma)? Coloque na sua agenda.
- É um cardápio ou folheto de delivery interessante? Coloque em um
local apropriado perto do telefone (eu uso um porta-guardanapos, porque
mantenho poucos) ou arquive em uma pasta catálogo, por categorias.
- É propaganda? Jogue no lixo.
Se não for nenhuma dessas coisas, jogue fora. Jamais coloque de volta
na caixa de entrada para “resolver mais tarde”.
Papéis com dados pessoais
Antes de jogar fora qualquer papel que tenha seus dados (nome,
endereço, telefone, documentos, números de cartões etc), picote. Se você
tiver espaço para uma fragmentadora de papel, tanto melhor. Nunca jogue
no lixo algum papel com dados seus, pois você não sabe onde eles irão
parar.
Jornais
O jornal de ontem não vale muita coisa. Eu fui assinante durante anos
de um bom jornal, mas cancelei porque leio somente pela internet.
Quando quero ler o jornal físico, compro na banca (geralmente aos
domingos). Depois de ler, eu separo para reciclagem. Atualmente, guardo
um ou outro para embrulhar algumas coisas para a mudança. Você pode
querer fazer usos diversos, como forrar a gaiola dos passarinhos ou o
chão para o cachorro fazer xixi, por exemplo. O importante é não deixar o
jornal empilhado em um canto, sem uso e sem propósito.
Se quiser guardar alguma reportagem interessante, recorte e arquive
em uma pasta específica para isso.
Revistas
Hoje, quando vou comprar uma revista, eu penso: “pretendo guardar
essa revista?”. Se a resposta for não, eu sequer compro. Já fui muito
viciada em comprar revistas, mas hoje compro somente quando quero algo
específico ou quero guardar alguma edição especial. Mesmo assim, ainda
tenho muitas. Vira e mexe eu faço uma revisão e reciclo a maioria,
guardando somente as matérias que possam me interessar no futuro.
Trabalhos de escola das crianças
Guarde durante um ano em uma pasta e, em dezembro, faça uma seleção.
Se quiser guardar como recordação, tire foto e jogue fora. Um ou outro
mais especial (principalmente desenhos) pode virar item de decoração.
Se você tiver mais de um filho, pode eleger “a obra de arte da
semana” para ficar na geladeira durante esse período. Depois, resolva se
vai fotografar/jogar fora ou usar na decoração.
Uma alternativa ao lixo é dar de presente para parentes e padrinhos
da criança. Com certeza os avós ficarão felizes em exibir a obra de arte
dos pequenos em suas casas.
Manuais e garantias
Tenha uma pasta específica para esses dois tipos de papéis. É melhor
centralizar tudo em um só lugar dedutivo que ficar quebrando a cabeça
procurando mais tarde.
Folhas de rascunho ou para desenhar
Eu mantenho uma caixa (daquelas organizadoras, de papelão), cheia de
papéis desse tipo. Se não cabe lá, é sinal que eu tenho mais do que o
necessário, então acabo doando ou reciclando.
Cartas e cartões
Apesar de não serem muito usados mais, algumas pessoas ainda enviam.
Eu tenho uma caixa onde guardo cartas mais antigas e outra para cartões e
acho que é a melhor forma de organizar. O que você precisa ver é se é
uma prioridade mantê-las depois de algum tempo.
Folhetos de supermercado
Veja se tem alguma oferta interessante e, se for o caso, recorte e
prenda com um clipe na agenda no dia em que for ao mercado. Recicle o
resto.
2 regras de ouro para lidar com a papelada em casa
Talvez você esteja pensando em como dar um jeito na papelada que
existe na sua casa. Sem saber por onde começar ou estando tudo
organizado, existem somente duas regrinhas que você precisa seguir:
1. Faça algo diariamente
Independente de qualquer sistema, tenha um lugar para centralizar
toda a papelada que chega em sua casa. Nem que seja uma caixa ao lado da
porta de entrada, é importante saber que, se você precisa de algo que
chegou recentemente, mesmo que não tenha organizado, certamente estará
ali, e não espalhado pelo resto da casa. O ideal é colocar uma caixa de
entrada no aparador.
2. Arquive logo
Sempre que possível (de preferência diariamente), processe o que
estiver na sua caixa de entrada, dando o fim específico para cada papel.
Com essas duas regras, sua papelada estará sempre sob controle. Mas
tem que fazer!
Será que, no
mundo ideal, existe um sistema de arquivo que realmente funcione? |
Imagem: Getty Images
Criando um sistema de arquivos que realmente funcione
Você já tentou montar um arquivo para organizar sua papelada?
Certamente que sim, então sabe como é frustrante se dar conta de que ele
não funciona! Os motivos são inúmeros e variam de acordo com o estilo
de vida de cada um, mas o fato é que montar um sistema de arquivo é uma
tarefa complexa e que envolve muitos, muitos fatores mesmo. Veja algumas
dicas para fazer funcionar:
Apesar de ser uma usuária do
sistema
GTD, a experiência me ensinou que o melhor formato de arquivo para
mim é organizar a papelada por categorias. Mas assim, papelada de
arquivo morto, de referência, e não arquivo que eu mexo constantemente,
como contas. Então tenho minhas pastas e caixas de material da
faculdade, pós-graduação, trabalho, gravidez, decoração, receitas etc.
Funcionam bem para mim e tenho uma regra básica: não guardo o que for
supérfluo. E olha, é um exercício constante, porque vira e mexe acabo
encontrando algum papel que me faz questionar a minha sanidade (“por que
eu guardei isso?”).
O grande lema do blog se aplica aqui também, então: não é
possível organizar tralha. Destralhe, e só então pense em organização.
Isso significa encarar suas pilhinhas de papel (não tente fazer de uma
vez, a não ser que queira entrar em crise – desculpe, David Allen) e
jogar fora 80% do que está ali.
É trabalhoso, mas pense pelo lado positivo: você organizará sua
papelada e terá um arquivo ok para você! Não vale a pena? Eu acho que
sim.
Saiba o que encontrará pela frente
Você se deparará com todo tipo de papel, de documentos importantes a
notas absurdas que você se perguntará os motivos pelos quais achou
importante guardar. De todo modo, tenha em mente que cada tipo de papel
deve ter uma solução específica. Uma coisa é jogar um post-it fora –
outra totalmente diferente é se desfazer de uma fatura antiga do cartão
de crédito.
Cuidado com a segurança de suas informações
Uma
fragmentadora de papel é a melhor aquisição que
você pode fazer neste caso, a não ser que queira ficar rasgando em
pedacinhos cada papel com informações confidenciais que encontrar. Além
do que for lixo, você precisará guardar papéis importantes, como
documentos, certidões e comprovantes ainda válidos. Tome cuidado com
esses artigos e não seja negligente com eles. Uma boa ideia é ter uma
pasta grande (ou uma caixa) para documentos importantes. Pelo menos esse
tipo de documento você garante que estará guardado e seguro.
Veja quanto espaço você tem
Uma coisa é certa: mesmo se desfazendo de muita coisa, pode ser que
você não tenha espaço para guardar tudo. A única saída é priorizar o que
fica e se desfazer sem dó do que não serve mais. Pense na possibilidade
de digitalizar algumas coisas para otimizar o espaço. Essa ideia é
especialmente boa para trabalhos escolares dos seus filhos, por exemplo.
Gerencie a papelada nova que chega
A melhor forma de se fazer isso é centralizando tudo em um só lugar.
Nada pior que deixar contas em cima da mesa da cozinha, textos da
faculdade na mesa do quarto e papéis do trabalho dentro da mochila. Se
você deixar todos os papéis em uma única caixa de entrada, pode ter tudo
bagunçado, mas sabe que ao menos o que procura está ali, e não
espalhado pela casa.
Tenha um arquivo para contas
Eu tenho uma pastinha fina onde guardo as contas do mês, que ainda
serão pagas. Chegando pelo correio, já coloco ali. Depois de pagas,
coloco-as em uma pasta sanfonada (com 12 divisórias, uma para cada mês
do ano), arquivadas. Funciona bem para mim e acho mais eficiente que
organizar por categorias (TV a cabo, curso, luz, água etc).
Esqueça códigos de cores e outras ideias mirabolantes
Esse tipo de coisa funciona em determinadas situações e muito
frequentemente quando a papelada já está em ordem. Tentar montar um
esquema de cores sem uma ordenação básica, além de ser limitado, só vai
bagunçar mais a sua cabeça. Atenha-se ao simples.
Use o que você tem
Essa é a continuação do item anterior. Não queira “comprar 12 pastas
cor de rosa para arquivar a papelada” se, depois, precisar de mais e não
encontrar modelos iguais. Isso não funciona. Use as pastas e caixas
que você já deve ter em casa e, se for o caso, no futuro você as
substitui.
Não existe regra para o lugar onde guardar os arquivos
Pode ser que mantê-los todos juntos dê uma sensação maior de
organização, mas atenha-se às suas necessidades. Não parece óbvio que o
melhor lugar para guardar um fichário de receitas seja na cozinha? Então
por que você o colocaria com os outros arquivos no escritório?
Fonte: www.casaorganizada.com
